ドイツ語での電話応対の基本ルール
ドイツでは電話応対の際、礼儀正しい表現が重要視されます。
電話を取るときの基本ルールを確認してみましょう。
- はじめの挨拶：「Guten Tag, [会社名], [名前] am Apparat.」（こんにちは、[会社名]の[名前]です。）
- 電話をかけるとき：「Könnte ich bitte mit [名前] sprechen?」（[名前]さんとお話しできますか？）
- 締めくくりの挨拶：「Vielen Dank für Ihre Zeit. Auf Wiederhören!」（お時間ありがとうございました。それでは失礼します。）
シチュエーション別のフレーズ集
電話をかける際の表現
相手に失礼がないように、丁寧な表現を使いましょう。
- 「Ich rufe an, um [目的] zu besprechen.」（[目的]についてお話ししたくお電話しました。）
- 「Darf ich jetzt kurz mit Ihnen sprechen?」（お話しするのに今お時間よろしいでしょうか？）
電話を受ける際の表現
取次ぎの際や相手の要件を確認するフレーズを学びましょう。
- 「Könnten Sie bitte kurz warten?」（少々お待ちいただけますか？）
- 「Ich werde Ihre Nachricht weiterleiten.」（伝言をお伝えいたします。）
メッセージを伝える際の表現
正確な情報を伝えることが大切です。
- 「[名前] ist momentan nicht erreichbar. Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?」（[名前]はただいま不在です。伝言をお預かりしましょうか？）
- 「Ich werde dafür sorgen, dass er/sie zurückruft.」（折り返しのご連絡をお願いするよう伝えます。）
シチュエーション別実際の流れ
以下に、実際の電話の流れをシチュエーションごとに相手の受け答えを含めてみてみましょう。
BtoBの営業電話
背景
- 会社員の田中さん（日本の輸出関連企業の営業担当）が、ドイツの製造会社に製品を提案するため電話をかける。
電話の流れ
田中:
„Guten Tag, mein Name ist Tanaka von der Firma XYZ aus Japan. Spreche ich mit Herrn Müller, dem Einkaufsleiter?“
（こんにちは、日本のXYZ社の田中と申します。購買担当のミュラーさんはいらっしゃいますか？）
受付担当:
„Guten Tag, Herr Tanaka. Einen Moment, ich verbinde Sie mit Herrn Müller.“
（こんにちは、田中様。少々お待ちください。ミュラーさんにお繋ぎします。）
（保留音が流れる）
ミュラー:
„Guten Tag, hier spricht Müller. Was kann ich für Sie tun?“
（こんにちは、ミュラーです。ご用件をお伺いします。）
田中:
„Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben. Ich möchte Ihnen gerne unsere neuen Produkte im Bereich Maschinenbau vorstellen, die Ihre Prozesse optimieren könnten. Haben Sie gerade ein paar Minuten Zeit?“
（お時間をいただきありがとうございます。貴社のプロセスを最適化できる機械工学分野の新製品をご紹介したいと思います。今少しお時間をいただけますでしょうか？）
ミュラー:
„Das klingt interessant. Erzählen Sie mir mehr darüber.“
（それは興味深いですね。詳しく教えてください。）
田中:
（製品概要を説明する）
„Unsere Produkte zeichnen sich durch hohe Effizienz und Langlebigkeit aus. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen eine Präsentation per E-Mail zusenden oder einen Termin für ein persönliches Gespräch vereinbaren.“
（弊社製品は高効率かつ耐久性に優れております。もしよろしければ、プレゼン資料をメールでお送りするか、個別にお話しできるお時間をいただければと思います。）
ミュラー:
„Schicken Sie mir bitte die Unterlagen per E-Mail, und ich melde mich bei Ihnen, wenn ich Rückfragen habe.“
（資料をメールで送っていただけますか？ご質問があればご連絡いたします。）
田中:
„Vielen Dank, Herr Müller. Ich schicke Ihnen die Unterlagen heute noch zu. Auf Wiederhören!“
（ありがとうございます、ミュラー様。本日中に資料をお送りします。それでは失礼いたします！）
ミュラー:
„Auf Wiederhören!“
（さようなら！）
宿泊サイトのカスタマーサービスへの問い合わせ
背景
- カスタマーサービス担当の鈴木さんが、ドイツ人の顧客から予約トラブルについての電話を受ける。
電話の流れ
鈴木:
„Guten Tag, hier ist der Kundenservice von XYZ. Mein Name ist Suzuki. Wie kann ich Ihnen helfen?“
（こんにちは、こちらはXYZのカスタマーサービスです。鈴木と申します。ご用件をお伺いいたします。）
顧客:
„Guten Tag, ich habe ein Problem mit meiner Hotelreservierung. Ich habe eine Bestätigung bekommen, aber das Hotel sagt, dass keine Buchung vorliegt.“
（こんにちは、ホテル予約に問題があります。確認メールを受け取ったのですが、ホテル側は予約が入っていないと言っています。）
鈴木:
„Das tut mir leid zu hören. Könnten Sie mir bitte Ihre Buchungsnummer nennen, damit ich Ihren Fall überprüfen kann?“
（それはご不便をおかけして申し訳ありません。ご予約番号を教えていただけますか？調査いたします。）
顧客:
„Ja, die Nummer ist 12345678.“
（はい、番号は12345678です。）
鈴木:
„Vielen Dank. Einen Moment bitte, ich überprüfe die Informationen.“
（ありがとうございます。少々お待ちください。情報を確認いたします。）
（数秒後）
鈴木:
„Vielen Dank für Ihre Geduld. Ich sehe hier, dass Ihre Buchung erfolgreich bei uns registriert wurde, aber es scheint ein Übertragungsfehler zum Hotel vorzuliegen. Ich werde das für Sie klären.“
（お待たせしました。ご予約は確かに当社で登録されておりますが、ホテルへの情報伝達に問題があったようです。私が確認を取ります。）
顧客:
„Vielen Dank, ich hoffe, das wird schnell gelöst.“
（ありがとうございます。迅速に解決していただけると助かります。）
鈴木:
„Natürlich. Ich werde das Hotel kontaktieren und mich sofort bei Ihnen melden, sobald ich eine Rückmeldung habe. Kann ich Sie unter dieser Nummer erreichen?“
（もちろんです。ホテルに連絡を取り、返答があり次第すぐにご連絡します。この番号でお繋ぎしてよろしいですか？）
顧客:
„Ja, das ist korrekt. Vielen Dank für Ihre Hilfe.“
（はい、それで大丈夫です。ご対応ありがとうございます。）
鈴木:
„Gern geschehen. Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen. Auf Wiederhören!“
（とんでもないです。すぐにご連絡いたします。それでは失礼いたします！）
顧客:
„Auf Wiederhören!“
（さようなら！）
外国人局へのビザ発行状況の問い合わせ
背景
渡辺さんは観光ビザでドイツに入国し、滞在中に労働ビザへの申請を行いました。しかし、外国人局から全く連絡がなく、観光ビザの期限切れが来週に迫っています。不安を抱えながら外国人局に電話をします。
電話の流れ
渡辺:
„Guten Tag, mein Name ist Watanabe. Ich habe einen Antrag auf ein Arbeitsvisum gestellt, aber ich habe bisher keine Rückmeldung erhalten. Meine aktuelle Aufenthaltserlaubnis läuft nächste Woche ab. Könnten Sie mir bitte weiterhelfen?“
（こんにちは、私の名前は渡辺です。労働ビザの申請をしましたが、これまで何の連絡もありません。現在の滞在許可は来週で切れます。ご対応いただけますか？）
外国人局職員:
„Guten Tag, Herr Watanabe. Haben Sie Ihre Antragsnummer zur Hand?“
（こんにちは、渡辺さん。申請番号をお持ちですか？）
渡辺:
„Ja, die Nummer ist 2023AB4567.“
（はい、番号は2023AB4567です。）
外国人局職員:
„Einen Moment bitte, ich prüfe das für Sie.“
（少々お待ちください。確認いたします。）
（数秒間保留音が流れる）
外国人局職員:
„Vielen Dank für Ihre Geduld. Ich sehe hier, dass Ihr Antrag noch in Bearbeitung ist. Wir haben derzeit eine hohe Anzahl an Anträgen, was zu Verzögerungen führt.“
（お待たせしました。こちらで確認したところ、申請はまだ処理中の状態です。現在、多くの申請があり、遅延が発生しています。）
渡辺:
„Ich verstehe. Aber meine Aufenthaltserlaubnis läuft nächste Woche ab. Was soll ich in der Zwischenzeit tun?“
（わかりました。しかし、私の滞在許可は来週で切れてしまいます。その間、どうすればよいですか？）
外国人局職員:
„Sie können eine Fiktionsbescheinigung beantragen. Damit dürfen Sie bis zur Entscheidung über Ihren Antrag weiterhin in Deutschland bleiben. Möchten Sie einen Termin dafür vereinbaren?“
（仮滞在許可証（Fiktionsbescheinigung）を申請することができます。これにより、申請の結果が出るまでドイツに滞在することができます。この申請のための予約を希望されますか？）
渡辺:
„Ja, bitte. So schnell wie möglich.“
（はい、お願いします。できるだけ早く。）
外国人局職員:
„In Ordnung, ich habe einen Termin am kommenden Montag um 9:00 Uhr. Passt das für Sie?“
（承知しました。来週月曜日の午前9時の予約がありますが、ご都合はいかがですか？）
渡辺:
„Ja, das passt. Was muss ich mitbringen?“
（はい、それで大丈夫です。持参するものは何ですか？）
外国人局職員:
„Bitte bringen Sie Ihren Reisepass, die Antragsbestätigung und, falls vorhanden, Ihren Arbeitsvertrag mit.“
（パスポート、申請の受付証明書、そして可能であれば雇用契約書をご持参ください。）
渡辺:
„Vielen Dank für Ihre Hilfe. Ich werde am Montag pünktlich da sein.“
（ご対応ありがとうございます。月曜日に必ず伺います。）
外国人局職員:
„Gern geschehen. Wir sehen uns dann am Montag. Auf Wiederhören!“
（とんでもないです。それでは月曜日にお会いしましょう。失礼いたします！）
渡辺:
„Auf Wiederhören!“
（さようなら！）
注意すべき表現と文化的背景
ドイツ語の電話応対では、声のトーンや言葉遣いも重要です。
また、敬語を適切に使うことが信頼関係を築く鍵となります。
まとめ
電話応対は、ビジネスの第一印象を左右する重要なスキルです。
この記事で紹介したフレーズを活用して、ドイツ語での電話対応力を向上させましょう！
